Automatisierung – Buchhaltung

Automatisierte Prozesse für Ein- und Ausgangsrechnungen, Verbuchung der Banktransaktionen und Erstellung der Buchhaltung (inkl. Auswertungen).

Anforderungen

Prozesse rund um die Buchhaltung so aufsetzen, dass kaum noch manuelle Eingriffe nötig sind.

Alle Dokumente sollen digital vorliegen.

Aufwand für die monatliche Buchhaltung auf ein Minimum reduzieren.

Schnittstelle zu Steuerberater und direkte Übermittlung an Finanzamt (USt-Voranmeldung) möglich.

Umsetzung

Eingangsrechnungen
Erfassung per Portalanbindung oder per Import von E-Mail Konto mit GetMyInvoices.

Ausgangsrechnungen
Erstellung im CRM System (Airtable) mit Documint. E-Mail Versand und Import in Buchhaltungssoftware (Buchhaltungsbutler) mit Make Automatisierung.

Banktransaktionen
Synchronisation aller Transaktion (Konto bei Qonto) mit Make zu Buchhaltungsbutler.
Automatische Verbuchung der wiederkehrenden Buchungssätze anhand von gespeicherten Regeln für bekannte Transaktionen.

Auswertungen / Abschlüsse
Per Klick lassen sich mit Buchhaltungsbutler alle gängigen Auswertungen und Abschlüsse erstellen und Daten an das Finanzamt oder an den Steuerberater übermitteln.

Ergebnis

Durch diverse Automatisierungen ist kein Aufwand für wiederkehrende Transaktionen nötig.

Rechnungen werden ebenso komplett automatisiert erfasst und den Transaktionen zugeordnet.

Nur für neue wiederkehrende Transaktionen müssen neue Regeln erstellt werden. Bei neuen Vorgänge werden von Buchaltungsbutler zudem Buchungsvorschläge erstellt, die nur noch bestätigt oder korrigiert werden müssen.

Screenshots

Verwendete Tools

Qonto

Make

GetMyInvoices

Documint

Airtable

BuchhaltungsButler

Verbesserung durch Automatisierung.

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